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Université Toulouse - Jean Jaurès


Service administratif

Service Déplacements

Structure(s) de rattachement :
Université de Toulouse - Le Mirail (UTM)

Activités

Le service Déplacements-Hébergement a été crée le 1er septembre 1995 pour officialiser un service rendu depuis 1988, mais qui ne pouvait plus exister selon les conditions en vigueur, vu l'augmentation du volume des missions.

Il répond aux besoins de l'ensemble de la communauté universitaire en matière de Déplacements.et permet aux missionnaires d'éviter de faire l'avance de leurs frais de transport.
Il prend en compte tous les dossiers Missions de l'Université de Toulouse - Le Mirail ; à ce titre, il est l'interlocuteur préférentiel de l'Université.

Conformément au code des marchés publics, il est en relation avec une agence de voyage qui applique les tarifs négociés auprès de différentes compagnies aériennes ou divers prestataires.

Activités essentielles

  • Information des usagers sur la réglementation et les procédures spécifiques aux missions (un "Mémento à l'usage du Missionnaire" est disponible au Service ou sur l'Extranet des personnels);
  • Réception des demandeurs et distribution des documents nécessaires à la constitution du dossier Mission;
  • Réservation des titres de transport;
  • Gestion administrative et financière des Missions.

Ses fonctions s'articulent sur 3 axes :

    • Prestation de service :
      Négociation d'accords commerciaux avec optimisation financière;
      Accueil, Information, Réservation des titres de transport, Contrôle de commande, Réception, Vérification et Distribution des billets.
    • Domaine administratif :
      Constitution des dossiers, Application de la réglementation en matière de déplacements,Vérification et suivi administratif.
      Elaboration de documents d' informations ; Diffusion de ces documents et Envoi de dossier type.
      Réception des pièces justificative, Réclamations et Classement.
    • Domaine financier :
      Contrôle, engagement et suivi jusqu'à la mise en paiement des frais de
      mission et factures sur informatique (logiciel SIFAC)
      Participation à l' élaboration du marché et suivi de l' exécution financière.

Composition du Service

Le service est assuré par 4 personnes:

    • une responsable administrative
    • trois personnes ( 2 pleins temps, 1 temps partiel) chargées de la
      réservation des titres de transport et de la gestion administrative et
      financière des dossiers mission se rapportant à ces réservations relatives
      aux déplacements en transports publics et véhicule personnel.

Accueil : le service est ouvert du lundi au vendredi, de 8h30 à 12h



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