Archives

Du droit de la preuve à la documentation historique.

L'université, en tant qu'établissement public à caractère scientifique et culturel, produit des archives publiques. Leur gestion est encadrée légalement et règlementairement par le Livre II du code du patrimoine, par des circulaires et instructions du Ministère de la Culture, garant du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les Archives publiques, par les circulaires et instructions conjointes du Ministère de la Culture et des ministères concernés, par différents textes officiels (code pénal, des impôts, des relations entre le public et l'administration...) touchant notamment aux nécessités du respect des droits des usagers et des administrations.
"Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité". (Code du patrimoine, livre II, art. L211-1)
"La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche". (Code du patrimoine, livre II, art. L211-2).
Les missions d'un service d'Archives sont donc de :

• collecter
• classer
• conserver
• communiquer

les données papier et/ou numériques, les images fixes, les documents audiovisuels...produits ou reçus par les services administratifs de l'université, (services centraux, composantes...) mais aussi par les laboratoires de recherche, les enseignants-chercheurs dans leurs activités pédagogiques et de recherches.
Les archives d'associations universitaires, qui elles, relèvent du droit privé, peuvent aussi être accueillies, sous réserve de convention de don ou de dépôt, par le service des Archives de l'université.
Archiver, c'est, pour chaque agent, gérer au quotidien les documents et données créés-reçus afin de pourvoir les retrouver et les réutiliser en tant que de besoin, afin de pouvoir aussi éliminer ceux et celles sans intérêt ni juridique et administratif ni patrimonial. C'est sécuriser les documents et données probantes.
C'est aussi questionner les documents et données crées-reçus, questionner leur circuit :

• qui les crée?
• pourquoi les crée-t-on? A quoi et à qui servent-ils?
• quel est leur destinataire?
• quel est leur devenir, et donc, qu'en faire une fois le dossier clos?

C'est donc questionner le sens de son travail, comment je l'organise et avec qui. Penser les circuits de l'information et des données, c'est penser l'organisation de travail d'une entité de service.
Le service des Archives est ainsi à la disposition des services, composantes, enseignants-chercheurs pour les aider et conseiller dans ces tâches.