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LE RIFSEEP


Parce qu’une nouvelle étape vient d’être franchie dans le chantier d’installation du RIFSEEP, nous vous proposons une deuxième Lettre RH dédiée à ce sujet, qui a donc vocation à vous rendre compte de l’avancement des travaux.


Le RIFSEEP se compose de deux types d’indemnité : l’IFSE et le CIA.

Le travail de critérisation aboutissant à la cotation de chaque poste concerne l’IFSE (l’indemnité de fonctions, de sujétions et d’expertise).

Il convient par ailleurs de définir les critères qui permettront de définir clairement l’engagement professionnel et la manière de servir des agents pouvant être valorisés dans le cadre du CIA (complément indemnitaire annuel).
 


Comme vous pouvez le voir, le premier temps de travail a porté sur un recensement de tous les postes de l’établissement. 140 métiers différents ont alors émergé de la cartographie réalisée entre juin et juillet par le Pôle Développement des Ressources Humaines.

Face au constat de la diversité des métiers présents dans l’établissement, il a été nécessaire de les regrouper en grandes familles. Ces familles ont été composées sur la base des socles communs de compétences nécessaires pour tenir les postes, par les contraintes pesant sur les missions exercées, les types de responsabilité assumés, les périmètres, etc. Il s’agissait donc de procéder à ces regroupements en grandes familles de métiers en mobilisant des critères axés sur les métiers et non sur le contexte de travail. Par exemple, un gestionnaire financier de la Recherche n’a pas été affecté à la famille Recherche mais à celle de l’Administration centrale et du Pilotage dans la mesure où les savoirs de base, les outils utilisés et les compétences déployées sont les mêmes que ceux d’un gestionnaire financier en composante ou dans un service commun. Seul le contexte de travail est différent.

Huit grandes familles ont ainsi été identifiées et validées par le CT :

Une analyse des descriptifs des métiers a permis ensuite de les « lier » à une fiche-type à partir de plusieurs référentiels métier :


Une fois chaque agent affecté à un métier, il s’agissait de prendre en compte :

  • l’environnement de travail afin de décrire précisément les missions,
  • les activités et les tâches relatives à chaque poste.

Un seul outil pour cela, la fiche de poste. Les fiches de poste avant le démarrage RIFSEEP n’étant pas formalisées de façon claire et homogène, il a été nécessaire de proposer un cadre d’harmonisation et de réécriture. Des relectures attentives et scrupuleuses ont été effectuées, fiche par fiche, afin de « corriger » les éventuelles disparités constatées dans le traitement. Un certain nombre de remarques, de conseils, de propositions ont été prodigués aux responsables de service, ce qui a donné lieu à de nombreuses navettes. Aucune fiche de poste n’a toutefois été modifiée sur le fond.
Le toilettage entrepris n’a donc porté que sur des questions de forme, sur la mise en adéquation avec les critères de cotation qui seront mis en œuvre dans le cadre du RIFSEEP, sur l’articulation claire (en particulier pour ce qui touchait à la dénomination du poste) avec les fiches métiers de référence.

Au terme de ce processus, l’université dispose d’une présentation détaillée de chaque poste de l’établissement, des missions de chacun d’eux, des activités, des compétences nécessaires, des sujétions, etc.

Il est utile de se rappeler qu’une fiche de poste n’est pas un outil statique. Au contraire, c’est un outil appelé à évoluer sans cesse, à être modifié et complété. Il sera donc important à l’avenir de maintenir cette base afin qu’elle soit remise à jour – lorsque cela s’avèrera nécessaire – chaque année au moment de l’entretien individuel.


Pour permettre la cotation des postes, il était nécessaire de réfléchir en amont aux critères qui détermineraient l’identification d’un groupe RIFSEEP.

Pour rappel, les arrêtés déterminent :

En effet, le principe même du RIFSEEP consiste à placer chaque poste dans un groupe spécifique.

Un certain nombre d’items ont été déterminés pour évaluer les trois critères sur lesquels est fondée la cotation conformément au décret :

  1. La responsabilité,
  2. L’expérience et l’expertise,
  3. Les sujétions.

Chacun des items est assorti de points afin que l’addition des points acquis, à la lecture de la fiche de poste, donne un total pour le critère 1, 2 et 3 qui eux-mêmes s’additionnent entre eux. C’est le total général qui détermine le groupe de rattachement.

Les items de cotation ont été réfléchis afin d’embrasser la totalité des missions dans leurs spécificités. Ainsi, plusieurs catégories ont émergé concernant le critère responsabilité : responsabilité financière, responsabilité d’encadrement hiérarchique ou fonctionnel, responsabilité de projets, d’organisation d’instances, de sécurité des personnes et des biens, etc.

Pour l’expérience et l’expertise, il s’est agi d’opérer des gradations en fonction de l’expertise et de l’expérience (pointue, modérée voire faible) nécessaires à la tenue du poste.

Enfin les sujétions ont été envisagées à partir de plusieurs éléments : l’exposition du poste en termes de charge émotionnelle, de risque d’accident, en matière juridique ou qui nécessitait des décalages d’horaires récurrents, de nombreux déplacements, etc.


La cotation a été basée sur les fiches de poste. La procédure de cotation était initialement prévue sur la base de l’avis de trois groupes : les experts métier, les organisations syndicales élues au Comité Technique et la direction. En raison d’un calendrier trop contraint, la cotation s'est finalement opérée en deux temps à la demande des organisations syndicales : tout d’abord entre la direction et les experts, puis ensuite avec les organisations syndicales qui ont révisé la détermination des groupes proposée.

Avec les experts

Les fiches de poste ont été réparties entre 2 groupes de personnes : des experts métier pour chaque famille (au total plus d’une quarantaine de toutes catégories A, B et C et de tous services et composantes) et la direction elle-même, le Vice-Président du Conseil d’Administration, le Directeur Général des Services et la Directrice des Ressources Humaines. Ainsi ce sont plusieurs points de vue qui ont été systématiquement mis en dialogue, ce qui a permis la construction d’une expertise partagée.
Chacun a évalué toutes les fiches de postes qui lui avaient été confiées et c’est lors d’une séance plénière que les différentes approches ont été confrontées.
Très peu de fiches de poste ont fait l’objet d’évaluations significativement différenciées et, lorsque c’était le cas, une discussion critère par critère s’est engagée afin d’en comprendre les motifs et de rapprocher les évaluations. Il s’agissait, en l’espèce, de construire une expertise commune, ce qui a exigé de nombreuses séances de travail (une vingtaine d’heures en 6 séances au total) et un collectif important (une quarantaine d’experts mobilisés).

Avec les organisations syndicales

6 séances extraordinaires du CT ont été établies dans l’agenda afin de revenir et arbitrer sur l’ensemble des fiches de postes qui se situent près des seuils entre les Groupes Rifseep 3, 2 et 1 au sein des 8 familles de métiers. Ces séances se sont tenues entre le début du mois de janvier et la mi-février 2022.

Aux termes de ces 6 séances, il convenait ensuite d’harmoniser les résultats entre chacune des 8 familles puis, enfin, de voter sur l’ensemble de cette cotation.


L’affectation du CIA est prévue dans le texte régissant le RIFSEEP, pour valoriser l’engagement professionnel et la manière de servir des agents. C’est un type de régime qui est facultatif dans la mise en œuvre du RIFSEEP. Il répond toutefois à un certain nombre de situations que l’on peut objectiver.

Jusqu’à aujourd’hui, plusieurs types d’engagements professionnels n’étaient pas correctement pris en compte dans l’établissement et, pour certains, n’étaient pas accessibles aux agents BIATSS.

Le CIA serait donc mobilisé pour les 5 types d’engagement professionnel qui ont pu être identifiés :

  • participer à une équipe de gouvernance en qualité de vice-président délégué,
  • endosser une charge de mission,
  • assumer la direction d’un service commun
  • contribuer à la politique de prévention de l’établissement en tant qu’assistant de prévention
  • assurer la mission de Référent Usages Numériques.

Ces missions n’ont pas vocation à figurer sur une fiche de poste mais reflètent un engagement de l’agent qu’il convient de valoriser.

Lié à la durée de l’engagement, le versement de la part CIA serait alors annuel ou semestriel.

D’ores et déjà il est décidé que, avec l’adoption du RIFSEEP, chaque catégorie de personnel verra sa prime augmenter. Cette augmentation sera faible pour le groupe de base, seulement 3 % de plus par rapport à la garantie indemnitaire actuelle, mais elle sera significative pour les personnels qui seront placés dans le groupe 2 (lorsque la catégorie ou la filière en comporte 3) avec 10% annuels d’augmentation et ceux qui seront placés en groupe 1 bénéficieront d’une augmentation de 15%.

Concernant les catégories C, un réel effort est consenti puisque les agents du groupe 2 (il n’y a que 2 groupes en catégorie C) se verront allouer une augmentation de 15% quand les agents de cette même catégorie qui seront en groupe 1 verront leur prime augmenter de 25%.


Pour être adopté et traduit dans l’établissement, le RIFSEEP requiert l’avis du Comité Technique et le vote du Conseil d’Administration. Il s’installera avec principe rétroactif calé sur le début de l’année 2022.

Pour autant, le RIFSEEP est un processus dynamique. Il sera soumis à évaluation au bout de sa première année d’installation et sera périodiquement révisé pour tenir compte des changements de telles ou telles fiches de poste.

Une FAQ sera mise en place pour accompagner ce processus. Testée pour en vérifier la clarté avec les membres du CT, elle sera publiée sur l’ENT dès l’adoption du RIFSEEP. Comme il se doit avec un tel outil, cette FAQ sera enrichie progressivement. Chaque question nouvelle qui émanerait d’un agent devant trouver réponse dans ses colonnes.

Les N° de la Lettre RH déjà parus...