Documents à conserver : à destination des étudiants

Publié le 25 juin 2019 – Mis à jour le 25 juin 2019

LISTE DES DOCUMENTS A CONSERVER

 

Type de documents

Observations

 

Carte d’étudiant

Preuve de scolarité

Diplômes

Preuve du niveau d’études

Relevés de notes

Permets d’attester que vous avez les unités de valeur nécessaire à l’obtention du diplôme ; Preuve de scolarité

Validation d’acquis de l’expérience, validation d’études : notifications

Preuve de l’obtention du niveau d’études. Preuve de la reconnaissance de l’obtention d’unité de valeur

Conventions de stages. Fiches de paie en cas de rémunération

Preuve que vous avez une expérience dans l’entreprise ou autre endroit de stage

Evaluations de stages

Justification de la note de stage

Rapports de stages, mémoires

Peu de chance que cela soit demandé mais permet de garder une trace de son travail. Ces travaux d’étudiants sont éliminés règlementairement par l’université donc ne sont plus trouvables à terme

Contenus,  descriptifs des diplômes des enseignements, programmes

Peuvent être demandés par employeurs ou lors d’une inscription dans un autre cursus pour évaluer les contenus d’enseignement. Disparaissent des sites internet lors des changements de maquettes de diplômes

Certificats de scolarité

Preuve d’inscription dans une formation

Dossiers constitués pour une inscription dans une formation sélective (ex : master) : projets d’étude ou de mémoire (c’est-à-dire la partie intellectuelle)

Travaux qui peuvent être utilisés à nouveau comme modèle pour d’autres dossiers

 

Modalités de conservation : recommandations

Utilisez toujours plusieurs supports.

Conservez les documents originaux sous forme papier. Ce sont eux qui, pour l’instant, font toujours foi. (Pas dans des caves humides et risquant les inondations)

Essayez de conserver une ou 2 photocopies dans un autre dossier que celui de l’original mais près de vous. Cela vous évitera de courir après une photocopieuse ou une imprimante si on en exige un exemplaire rapidement. Essayez aussi d’en conserver dans un autre lieu (en cas de vol, d’incendie…)

Nous ne vivons pas encore dans un monde sans papier !!!

Conservez copies de ces documents sur votre ordinateur, une clé USB, et surtout un disque externe de sauvegarde.

Attention au cloud. Quoique l’on en dise, ces modes de conservation ne sont pas sécurisés en terme de conservation mais aussi en terme d’accès à n’importe qui. Vous ne connaissez pas dans quels pays se trouvent les serveurs et sont stockés les données.

 

Autres recommandations

S’il vous manque un document quelconque pour n’importe quelle démarche administrative, ne vous dites pas : «d’un coup de téléphone ou de mail ou de clic, je peux obtenir ce que je veux ». Pensez aux fermetures, aux absences des agents, à tous les autres aléas comme des pertes de données etc… , des pannes informatiques…

Anticipez vos besoins pour ne pas rater une inscription ou un emploi.

Ne partez pas de l’université sans avoir ces documents.